Policy og risikovurdering i forhold til åpenhetsloven

Ansvarlig: Gunnar Naper, daglig leder

Policy

Loven pålegger Bjerke Eiendom å fremme respekt for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i forbindelse med vår utleievirksomhet og i relasjonen med våre kunder og leverandører.

Bjerke Eiendom plikter å utføre aktsomhetsvurderinger og redegjøre for dette arbeidet i vår offentlige rapportering. Vi har også plikt til å gi enhver som skriftlig ber om det innsynsrett om hvordan vi håndterer faktiske og mulige konsekvenser som omtalt i loven.

Bjerke Eiendom har etablert en rutine som sikrer at vi til enhver tid er compliant med den nye loven.

Formål

Rutinen skal bidra til at vår virksomhet og vårt samarbeid med leverandører fremmer åpenhetslovens formål. Det innebærer respekt for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i forbindelse med produksjon av varer og levering av tjenester, og å sikre allmennheten tilgang til informasjon om hvordan virksomheter håndterer negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.

Rutinen skal sikre at vår virksomhet oppfyller krav til å utføre og redegjøre for aktsomhetsvurderinger, samt ivareta informasjonsplikten i åpenhetsloven.

Omfang

Rutinen omfatter aktsomhetsvurderinger knyttet til direkte og indirekte innkjøp i vår virksomhet. Aktsomhetsvurderingen skjer etter en risikobasert tilnærming.

Ansvar

Daglig leder er overordnet ansvarlig for rutinen og skal i samråd med fagansvarlige sikre at det blir gjennomført aktsomhetsvurderinger i de ulike deler av vår virksomhets forretningsområder.

Beskrivelse

Gjennomføring av aktsomhetsvurderinger skal baseres på OECDs modell for aktsomhetsvurderinger for ansvarlig næringsliv:

Gjennomføring av aktsomhetsvurderinger

Aktsomhetsvurderinger skal gjennomføres etter følgende arbeidsmetodikk:

• Det skal avholdes arbeidsmøte for gjennomføring av aktsomhetsvurderinger minst 1 gang år
• I arbeidsmøtet foretas risikokartlegging knyttet til våre innkjøp av varer og tjenester
• Vi skal søke tilgjengelig informasjon om leverandørkjeder og kartlegging av risiko fra bransjeforeninger som vi er tilknyttet og fra andre aktører
• Basert på risikokartlegging og prioritering/vesentlighetsvurdering skal områder for forbedring og tiltak prioriteres
• Resultatet av risikokartlegging dokumenteres i en skriftlig redegjørelse. Den skriftlige redegjørelsen fra våre aktsomhetsvurderinger legges i tråd med åpenhetsloven ut lett tilgjengelig på vår virksomhets nettside
• Vi opplyser i tråd med åpenhetsloven i årsberetningen om hvor redegjørelsen er tilgjengelig og oppdaterer og offentliggjør redegjørelsen innen 30. juni hvert år

Tiltak for å stanse, forebygge og redusere negativ påvirkning/skade

• Basert på risikokartlegging og prioritering/vesentlighetsvurdering skal konkrete tiltak vurderes og besluttes av fagansvarlige
• Tiltak kan gjennomføres direkte ovenfor leverandører fra vår virksomhet eller ved en felleshenvendelse fra bransjen gjennom bransjeforening eller andre samarbeidspartnere

Endringer:

• Dersom vår virksomhet innen et innkjøpsområde blir kjent med at det kan være vesentlige endringer i leverandørkjeder skal fagansvarlige følge opp dette og eventuelt sørge for revidering av aktsomhetsvurderinger og dokumentere dette i en skriftlig redegjørelse

Oppfølging av tiltak og deres effekt

• I arbeidsmøtet (ref. punktet om aktsomhetsvurderinger over) skal fagansvarlige/innkjøpere, sørge for oppfølging og evaluering av tiltak

Avvik

• Ved mistanke om brudd på kontraktsforpliktelser knyttet til åpenhetsloven skal avvik meldes fagansvarlig
• Fagansvarlig vil følge opp ovenfor innkjøp og respektive leverandør til vår virksomhet
• Avviksbehandling dokumenteres i en skriftlig redegjørelse

Behandling av informasjonskrav

• Enhver har ihht. åpenhetsloven ved skriftlig forespørsel rett på informasjon om hvordan vår virksomhet håndterer faktiske og potensielle negative konsekvenser knyttet menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i våre leverandørkjeder. Dette omfatter både generell informasjon og informasjon knyttet til en særskilt vare eller tjeneste som virksomheten tilbyr
• Dersom vi mottar krav om informasjon, skal fagansvarlig/ innkjøper kontaktes for besvarelse og håndtering av informasjonskravet

Referanser og tilknyttede dokumenter

• Lov om virksomheters åpenhet og arbeid med grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold (åpenhetsloven, LOV-2021-06-18-99)

BNLs veileder for valg av seriøse aktører med henvisning til åpenhetsloven og relevante maldokumenter (mal for avklaringsmøte, samt spesielle kontraktsbestemmelser mv.)